Przeprowadzka siedziby dużej firmy na terenie Warszawy to nie lada wyzwanie. Jak przewieźć wszystkie dokumenty, sprzęt komputerowy czy meble? Z takim problem boryka się wiele przedsiębiorstw, które zdecydowały się zmienić lokalizację. Jak przygotować się do tego wielkiego przedsięwzięcia?
Dokładne zaplanowanie transportu firmy w Warszawie
Dobry plan to podstawa w trakcie przeprowadzki firmy na terenie Warszawy. Taką przeprowadzkę należy zacząć dużo wcześniej. Najlepiej stworzyć specjalny zespół pracowników, którzy będą oddelegowani właśnie do tego zadania. Na początku warto dokładnie sprawdzić, jaki sprzęt oraz dokumenty trzeba przewieźć. To dobry moment, aby przeprowadzić dokładną inwentaryzację. W ten sposób można szybko zweryfikować, które urządzenia działają i są faktycznie potrzebne. To samo dotyczy dokumentacji. Być może nie każda faktura musi być przechowywana. Dzięki temu ograniczymy liczbę pudeł, a tym samym uda się zaoszczędzić fundusze.
Warto także z pewnym wyprzedzeniem przekazać pracownikom ostateczną datę przeprowadzki. Prawdopodobnie większość zatrudnionych ma w miejscu pracy kilka swoich prywatnych rzeczy. Firma nie powinna ponosić za nie odpowiedzialności, w związku z tym podwładni muszą je zabrać do domu.
Firma przeprowadzkowa w Warszawie
O ile jest szansa przeprowadzić się samodzielnie do nowego mieszkania, to w przypadku przeprowadzki dużej firmy nie obędzie się bez pomocy profesjonalnej ekipy przeprowadzkowej. Rozkręcanie mebli, pakowanie sprzętu elektronicznego, przenoszenie wszystkiego do ciężarówki, transport oraz wnoszenie do nowej siedziby – z tymi czynnościami poradzi sobie zespół fachowców. Firmy przeprowadzkowe posiadają odpowiedni sprzęt, który znacznie ułatwi i przyśpieszy cały proces. Mogą rozkręcić meble, spakować i zabezpieczyć sprzęt elektroniczny. Profesjonalna firma transportowa jest w stanie przygotować przydatne przedmioty do pakowania, czyli mocne kartony, specjalną folię bąbelkową do ochrony sprzętu.
Wykupienie ubezpieczenia na transport biura w Warszawie
Firmy, które planują przeprowadzkę, powinny także pamiętać o wykupieniu specjalnego ubezpieczenia. Jest to wręcz nieodzowne w przypadku instytucji dysponujących drogim sprzętem, np. profesjonalnymi komputerami, drukarkami, monitorami, faksami czy telefonami. Taka polisa pozwoli ubiegać się o odszkodowanie w razie nieprzewidzianych wypadków na drodze lub uszkodzenia różnych urządzeń. Wiele firm zapomina o ubezpieczeniu, co później może wpłynąć na dodatkowe koszty.
Co zrobić z poufnymi dokumentami?
Praktycznie każda firma posiada poufne dokumenty. Mogą to być chociażby akta osobowe pracowników. To po stronie pracodawcy leży zabezpieczenie wszystkich danych. Dlatego tę część warto powierzyć zaufanym pracownikom, którzy posegregują dokumenty tak, by zabezpieczyć wszystkie tajemnice służbowe. Warto także pamiętać, by dokładnie podpisać każde pudło, aby łatwiej było rozdysponować kartony już w nowym miejscu.
Przeprowadzka firmy w Warszawie może trwać nawet kilka miesięcy. Jej powodzenie zależy głównie od dobrego zaplanowania wszystkich etapów.